很多人都會使用Excel，但很少人能將它用到“Excel-lent”（卓越）。Excel不只是能填數字的工具，它的強大功能可以節省許多整理表格的力氣與時間，讓工作更順利！

「要學好Excel，觀念絕對比技巧更重要，」Microsoft Office專家王作桓指出。王作桓現為台灣微軟Microsoft Office內部訓練資深講師，連續11年榮獲「微軟全球最有價值專家」（Microsoft MVP Award）殊榮，擁有超過20年企業電腦課程規劃、訓練資歷，著有《Excel工作現場實戰寶典》、《Office2013提昇企業效率達人實戰技》等書。請王作桓來解答一般工作者最常見的Excel問題，搞懂觀念再學技巧，你也能晉級Excel達人。

Q1：使用Excel的基本觀念是什麼？

報表格式要正確：Excel被創造的目的是資料分析，所以正確的「資料庫格式」（database）是報表能否製作完善的關鍵。正確的資料庫格式就是以第一列為資料標題，每筆資料再由上往下、一列列輸入，中間不可留空，也不要插入函數，保持資料完整乾淨。

盡量使用樞紐分析：善用Excel的內建工具，8成報表都可以用樞紐分析（詳見Q10），有效率又好上手，剩下2成不能用樞紐分析製成的報表，才使用函數。

設對函數才能提高效率：函數的相對、絕對位址（address）設定要正確。因為Excel在複製貼上公式時，都會自動調整運算範圍，函數位址設立正確，就能提高效率。

Q2：哪些快捷鍵一定要記起來？

Ctrl＋上／下／左／右鍵：不用點擊滑鼠，就可以快速跳到資料表4個角落的儲存格。

Ctrl＋Shift＋數字鍵：圈選要換單位的儲存格後，按搭配鍵與數字，即可轉換數字單位。

F4功能鍵：可重複上一個步驟。假設最後一個動作是在上方插入空白行，再按一次F4就能重複上方插入空白行。

Alt鍵＋「＝」：快速算出數字總和。在要填入總和的儲存格，按下「Alt」和「＝」，就可快速得到數字總和。

Q3：如何用Excel做數學運算？

運用Excel做基本加、減、乘、除很簡單，只要在答案格中先輸入「＝」，游標圈選要運算的數值，再輸入四則運算公式，就能得到答案了。

例如，想計算B2、C2儲存格數字相乘，只要在答案格D2輸入「＝B2*C2」的乘法公式，就能算出答案；接著可以拖曳這個儲存格來填滿其他空格，不用一格格計算，公式會自動調整範圍。

Q4：如何合併兩格文字、又不用重新打字？

針對這個問題，使用「&」運算符號或是CONCATENATE函數，就能將多個列中的文本連接起來。例如，想合併右表的姓名與部門名稱，在單元格C1中鍵入公式「=A1&" "&B1」，或者是CONCATENATE（A1," ",B1）即可。公式中的空格代表在顯示文字間插入空格。

作者／許紫寧、出處／Cheers雜誌187期、圖片來源／stocksnap.io